L'article L145-40-1 du Code de commerce, issu de la loi Pinel du 18 juin 2014, rend l'état des lieux d'entrée et de sortie obligatoire en bail commercial conclu ou renouvelé depuis le 5 novembre 2014. Il doit être contradictoire. À défaut, le bailleur ne peut invoquer la présomption de remise en bon état (article 1731 C. civ.), ce qui constitue une protection majeure du locataire et un piège pour les bailleurs négligents.
Pourquoi la loi Pinel a-t-elle imposé l'état des lieux en bail commercial ?
Avant la loi Pinel du 18 juin 2014, l'état des lieux n'était pas légalement obligatoire en bail commercial — seule la pratique en faisait un usage répandu. En cas d'absence d'état des lieux, l'article 1731 du Code civil posait une présomption simple : le locataire était réputé avoir reçu les locaux en bon état de réparations locatives, et devait les rendre dans le même état. Cette présomption pesait lourdement sur le locataire, qui devait prouver l'état initial pour échapper à des réparations parfois substantielles.
Le législateur a renversé cette logique. L'article L145-40-1 du Code de commerce, applicable aux baux conclus ou renouvelés à compter du 5 novembre 2014, impose désormais un état des lieux contradictoire à l'entrée et à la sortie. À défaut, c'est le bailleur qui supporte la difficulté probatoire : il ne peut plus se prévaloir de la présomption du Code civil.
Ce mécanisme repose sur une logique d'inversion du fardeau de la preuve : sans état des lieux d'entrée, comment justifier que le locataire a dégradé les locaux ? Le bailleur reste libre de prouver les dégradations par tous moyens (témoignages, photos, expertises), mais il perd l'avantage probatoire que lui conférait l'article 1731 du Code civil.
Qui doit établir l'état des lieux et comment ?
L'article L145-40-1 alinéa 1 prévoit que l'état des lieux est établi contradictoirement par les parties. Cela suppose la présence simultanée du bailleur et du locataire (ou leurs représentants dûment mandatés), une visite physique des lieux, et la rédaction d'un document signé par les deux parties.
L'établissement amiable est gratuit. À défaut d'accord ou en cas de difficulté pratique (déménagement complexe, indisponibilité d'une partie, désaccord sur le contenu), chaque partie peut recourir à un commissaire de justice (huissier de justice). Le coût de cette intervention est alors partagé par moitié entre bailleur et locataire (article L145-40-1 al. 2). Le tarif standard 2026 d'un huissier pour un état des lieux commercial s'établit entre 350 et 800 € HT selon la surface, hors honoraires de déplacement.
L'état des lieux peut également être annexé directement au bail au moment de sa signature, ce qui constitue la pratique la plus rigoureuse pour les locaux neufs ou rénovés. Pour les locaux existants, il est généralement établi à la prise de possession effective ou dans les huit jours suivant la remise des clés.
Quel est le contenu d'un état des lieux conforme ?
L'article L145-40-1 ne fixe pas de modèle réglementaire mais la pratique a dégagé un standard commun. Un état des lieux commercial de qualité comporte :
- En-tête identifiant : adresse du local, identité des parties, référence au bail principal, date de l'état des lieux
- Description pièce par pièce : revêtements (sols, murs, plafonds), équipements (éclairage, chauffage, climatisation, plomberie), menuiseries (portes, fenêtres, vitrines), installations spécifiques (cuisine professionnelle, laboratoire, climatisation industrielle)
- Mention de l'état : catégories normalisées (neuf / bon état / état d'usage / mauvais état / hors d'usage)
- Photos datées annexées de tous les éléments significatifs (idéalement chaque pièce + détails de défauts ou usures)
- Relevés des compteurs à la prise de possession (eau, électricité, gaz, chauffage)
- Inventaire des équipements remis : clés, badges, télécommandes, codes d'accès, documents techniques
- Mention spécifique des défauts et anomalies constatés : fissures, taches, dysfonctionnements
- Signature des parties avec date, et le cas échéant, signature du commissaire de justice
Pour les locaux techniques complexes (CVC, alarmes, ascenseurs, monte-charges), un volet diagnostic complémentaire signé par un technicien spécialisé est vivement recommandé. Il sécurise la traçabilité et limite les contestations ultérieures.
Quelle est la conséquence de l'absence d'état des lieux ?
L'article L145-40-1 alinéa 4 écarte explicitement la présomption de bonne réception de l'article 1731 du Code civil en bail commercial. Cette inversion de la charge de la preuve constitue la sanction pratique la plus efficace de l'absence d'état des lieux. Concrètement :
| Situation | Présomption applicable | Charge de la preuve | Risque pour le bailleur |
|---|---|---|---|
| État des lieux d'entrée + sortie présents | Comparaison directe avec l'état initial | Bailleur prouve la dégradation par référence à l'état initial | Faible |
| État des lieux d'entrée seul | État initial connu, état final à prouver | Bailleur établit l'état final par constat (huissier, expertise) | Modéré |
| État des lieux de sortie seul | État final connu, état initial à prouver | Bailleur prouve l'état initial par tous moyens (témoignages, photos d'archive) | Élevé |
| Aucun état des lieux | Pas de présomption (L145-40-1 al. 4 écarte 1731 C. civ.) | Bailleur supporte intégralement la charge probatoire des dégradations | Très élevé |
En pratique, l'absence d'état des lieux se traduit souvent par l'impossibilité pour le bailleur d'obtenir le remboursement de réparations qu'il aurait pourtant légitimement engagées. Le locataire peut alors quitter les lieux sans contestation possible et le bailleur supporte intégralement le coût de remise en état.
Le locataire est-il responsable de l'usure normale ?
La réponse est nuancée et constitue l'un des cœurs du contentieux. Le locataire est tenu, par les articles 1730 à 1732 du Code civil, de restituer les locaux en bon état d'entretien et de réparations locatives. Il n'est pas responsable de l'usure normale liée à l'usage conforme à la destination contractuelle et à la durée d'occupation.
La distinction entre usure normale et dégradation imputable au locataire repose sur deux critères principaux : la nature du désordre (ce qui résulte du temps versus ce qui résulte d'un usage anormal ou d'un défaut d'entretien) et l'intensité (un revêtement de sol après dix ans d'usage commercial intensif présente nécessairement une usure marquée mais non imputable).
La jurisprudence (Cass. 3e civ., 18 janv. 2018, n° 17-10.039) admet l'application d'un coefficient de vétusté ou de dépréciation à la charge du bailleur lors du calcul des indemnités. Une grille standard applique 10 à 20 % d'abattement par tranche de cinq ans d'occupation, ce qui réduit progressivement le montant des réparations imputables au locataire.
Comment se gère un désaccord sur l'état de sortie ?
Un désaccord sur l'état de sortie peut survenir à trois moments : lors de l'établissement même de l'état des lieux contradictoire (refus de signer, contestation des mentions), à la réception du décompte de réparations, ou en réponse à une mise en demeure du bailleur. Quatre voies sont ouvertes :
- Expertise amiable contradictoire par un expert immobilier ou un architecte agréé. Coût modéré (1 500 à 4 000 € selon surface), délai 2-4 semaines, force probatoire dépend de l'acceptation des parties.
- Constat d'huissier détaillé avec photographies et éventuelles mesures techniques. Coût 600 à 2 000 €, délai 5-10 jours, force probatoire forte mais non opposable si la partie absente conteste.
- Expertise judiciaire en référé sur le fondement de l'article 145 du Code de procédure civile (mesure d'instruction in futurum). Saisine du tribunal judiciaire, expert nommé par ordonnance, contradiction garantie. Délai 6-12 semaines, coût 3 000 à 15 000 € selon complexité, force probatoire maximale.
- Action au fond en restitution de dépôt de garantie, en paiement de réparations, ou en restitution de sommes indûment retenues.
La prescription est biennale (article L145-60), à compter de la sortie effective des lieux pour les actions du bailleur, ou à compter de la connaissance acquise pour les actions du locataire en restitution de dépôt de garantie indûment retenu.
Quels sont les pièges les plus fréquents en pratique ?
Trois écueils reviennent constamment dans les contentieux relatifs aux états des lieux :
L'état des lieux unilatéral et non contradictoire
Un état des lieux établi par le bailleur seul, après le départ du locataire, sans présence ou accord de ce dernier, n'a pas de valeur probatoire. La jurisprudence considère qu'il s'agit d'un simple témoignage du bailleur. Pour avoir force probante, l'état des lieux doit être contradictoire ou, à défaut, établi par un commissaire de justice après convocation régulière de la partie absente.
La confusion entre dégradation et obsolescence technique
Un système de chauffage en fin de vie technique (par exemple, une chaudière de 18 ans qui dysfonctionne) ne constitue pas une dégradation imputable au locataire mais une obsolescence liée à l'âge de l'équipement, dont le remplacement relève des grosses réparations à la charge du bailleur (article 606 C. civ.). La même logique s'applique aux revêtements de sol après une longue période d'usage : la jurisprudence refuse régulièrement le coût intégral de remplacement et applique un coefficient de vétusté.
Le défaut de notification du décompte de réparations
Le bailleur qui retient le dépôt de garantie pour des réparations doit, à peine de restitution intégrale, justifier chaque poste par un décompte détaillé accompagné de devis ou factures. Une retenue forfaitaire non motivée est systématiquement requalifiée en restitution intégrale par le juge. Le locataire peut, en parallèle, obtenir des dommages-intérêts pour rétention abusive.
- L'article L145-40-1 rend l'état des lieux contradictoire obligatoire en bail commercial depuis le 5 novembre 2014.
- À défaut d'état des lieux, la présomption de l'article 1731 C. civ. est écartée — fardeau de la preuve sur le bailleur.
- Coût d'huissier partagé par moitié entre bailleur et locataire en cas de désaccord amiable.
- Photos datées + relevés de compteurs + inventaire des équipements = standard incontournable.
- L'usure normale et l'obsolescence technique ne sont pas imputables au locataire ; coefficient de vétusté admis.
- En cas de litige, l'expertise judiciaire (article 145 CPC) reste la voie probatoire la plus solide.
- Prescription biennale (L145-60), à compter de la sortie effective ou de la connaissance acquise.
Questions fréquentes
L'état des lieux est-il obligatoire en bail commercial ?
Oui pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014. L'article L145-40-1 du Code de commerce, issu de la loi Pinel, impose un état des lieux contradictoire à l'entrée et à la sortie du locataire, joint au contrat de bail ou établi à la prise de possession et à la restitution. À défaut, le bailleur ne peut invoquer la présomption de remise des locaux en bon état.
Qui doit établir l'état des lieux et qui en supporte le coût ?
L'état des lieux est en principe établi contradictoirement par les parties (bailleur et locataire), à l'amiable et gratuitement. À défaut d'accord, il peut être réalisé par un commissaire de justice (huissier) sur l'initiative de la partie la plus diligente, dont le coût est partagé par moitié entre bailleur et locataire (article L145-40-1).
Quelle est la conséquence de l'absence d'état des lieux ?
L'article 1731 du Code civil pose une présomption fondamentale : à défaut d'état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu les locaux en bon état de réparations locatives. La loi Pinel (L145-40-1 al. 4) écarte cette présomption en bail commercial : à défaut d'état des lieux, le bailleur ne peut plus invoquer cette présomption pour exiger des réparations à la sortie. Cette inversion du fardeau de la preuve est une protection majeure du locataire.
Quel est le contenu d'un état des lieux conforme ?
Un état des lieux complet doit comporter : description précise pièce par pièce (revêtements, équipements, installations), photos datées des éléments significatifs, relevés des compteurs (eau, électricité, gaz), inventaire des équipements et leur état (clés, badges, mobilier inclus le cas échéant), mention des défauts et anomalies constatés, signature des parties avec date. Pour les locaux techniques (CVC, alarmes, ascenseurs), un volet diagnostic spécifique est recommandé.
Comment se gère un désaccord sur l'état de sortie ?
En cas de désaccord, les parties peuvent recourir : (1) à une expertise amiable contradictoire, (2) à un constat d'huissier détaillé, (3) à une expertise judiciaire en référé sur le fondement de l'article 145 du Code de procédure civile (mesure d'instruction in futurum). L'expertise judiciaire est souvent la voie la plus solide pour fixer le quantum des réparations. La prescription est biennale (L145-60) à compter de la sortie effective des lieux.
Le locataire est-il responsable de l'usure normale ?
Non. Le locataire est tenu à la restitution des locaux en bon état d'entretien et de réparations locatives, mais l'usure normale liée à l'usage normal et à la durée d'occupation reste à la charge du bailleur. La distinction entre usure normale et dégradation imputable au locataire fait l'objet d'une jurisprudence abondante (Cass. 3e civ., 18 janv. 2018, n° 17-10.039). En pratique, un coefficient de vétusté est souvent appliqué (10 à 20 % par tranche de 5 ans).
Pour aller plus loin : consulter notre page expertise Baux commerciaux, l'article Renouvellement du bail commercial et l'article Charges récupérables du bail commercial.